Digital Excellence

Prozessberatung

Prozesse entscheiden, ob Digitalisierung wirkt. Wir machen Abläufe transparent, messen sie am Branchenstandard und machen sie bereit für Automatisierung, im laufenden Betrieb. Damit auch KI-Agenten auf einem Fundament laufen, das trägt.

Projekt Besprechen

Worum es geht

Prozessberatung: Prozesse entscheiden, ob Digitalisierung wirkt.

Das Problem, das wir lösen

Prozesse sind gewachsen statt gestaltet: Niemand sieht das Ganze. Wo drei bis fünf Standardprozesse dokumentiert sind, leben in der Praxis oft hunderte Varianten.
Automatisierung auf schlechten Prozessen beschleunigt nur die Fehler: Chaos wird schneller, nicht besser.
Optimierungen versanden, weil Kennzahlen und Verantwortlichkeiten fehlen. Nach dem Projekt kehrt der alte Zustand zurück.

Was Sie davon haben

Schlanke Abläufe mit klaren Verantwortlichkeiten statt Zuständigkeits-Pingpong.
Reduzierte Prozesskosten & Durchlaufzeiten: Die Engpässe werden gefunden und beseitigt.
Stabile Basis für Digitalisierung und KI: Automatisierung greift nur auf sauberen Prozessen.
Messbare Verbesserung: Vorher-Nachher in Zahlen, nicht im Bauchgefühl.

Wer haftet

Unser vorgehen

In fünf Schritten von gewachsenen Abläufen zu gesteuerten Prozessen

Kein starres Schema, sondern ein bewährter Ablauf: im laufenden Betrieb, ohne Big Bang. Jeder Schritt liefert ein Ergebnis, auf das der nächste aufbaut. Die Prozessberatung ist dabei das Verbindungsglied zu allen anderen STI-Leistungen.

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Schritt 1

Transparenz schaffen

Ist-Aufnahme & Process Mining

Kennzahlen zeigen, dass es Probleme gibt, aber nicht, wo und warum. Wir rekonstruieren den tatsächlich gelebten Prozess: aus den digitalen Spuren Ihrer IT-Systeme (Process Mining) und aus strukturierter Ist-Aufnahme mit den Menschen, die täglich darin arbeiten.

Was wir konkret tun

Ist-Aufnahme vor Ort: Interviews, Beobachtung, Dokumentenanalyse; sauber dokumentiert in BPMN.
Event Logs auswerten: Ereignisdaten aus ERP-, TMS-, WMS-, CRM- und Workflow-Systemen strukturiert extrahieren.
End-to-End-Prozess rekonstruieren: mit allen Varianten, Schleifen und Schattenprozessen.
Soll-Ist-Abweichungen messen: datenbasiert statt meinungsbasiert.

Ihr Nutzen

Diskussionen auf Faktenbasis: der reale Prozess, nicht die Wunschvorstellung.
Engpässe und Wartezeiten werden sichtbar: In vielen Prozessen liegt die aktive Bearbeitungszeit unter 30 % der Durchlaufzeit (Praxiswert).
Eine objektive Grundlage für jede weitere Entscheidung: Analyse, Redesign, Automatisierung.

Methoden & Werkzeuge

Event Log & Process Discovery

Jede Aktivität in einem IT-System hinterlässt eine Spur. Ein Event Log verbindet drei Kernelemente: Case ID (z. B. Auftragsnummer), Activity (welcher Schritt) und Timestamp (wann). Discovery-Algorithmen leiten daraus das reale Prozessmodell ab, ohne Vorannahmen über den idealen Ablauf.

Das Ergebnis ist häufig ein Aha-Moment: Wo intern drei bis fünf Standardprozesse beschrieben sind, zeigen die Daten oft hunderte gelebte Varianten (Praxiswert). Genau diese Diskrepanz ist der Startpunkt jeder ernsthaften Optimierung.

In der Logistik hängt ein Auftrag an mehreren Sendungen, Touren und Ladungsträgern gleichzeitig. Klassisches Process Mining presst alles in eine Fall-ID und verzerrt genau dort. Wir arbeiten objektzentriert (Object-Centric Process Mining): Das Prozessbild entspricht der Realität, nicht dem Datenmodell.

Conformance Checking

Conformance Checking vergleicht den tatsächlichen Prozessverlauf mit dem definierten Soll-Prozess und quantifiziert die Abweichungen: Welche Schritte werden übersprungen? Welche zusätzlichen Schleifen entstehen?

Objektiver Nachweis, ob Richtlinien und Regulierungen eingehalten werden, relevant etwa für Zollprozesse, Gefahrguthandling oder ISO-Zertifizierungen.
Später auch das Messinstrument für Standardisierungsfortschritt: Wirkt die Maßnahme, sinkt die Abweichungsquote.

Klassische Ist-Aufnahme & BPMN

Wo Prozesse keine Systemspuren hinterlassen (Excel, E-Mail, manuelle Übergaben), ergänzt Task Mining das Bild. Zusätzlich kombinieren wir Process Mining mit klassischer Aufnahme:

Interviews, Workshops, Beobachtung, Dokumentenanalyse

Beide Bilder führen wir in BPMN zusammen, der standardisierten Prozessnotation, die Fachbereich und IT gleichermaßen lesen können. So entsteht ein Ist-Bild, das vollständig ist und dem alle Beteiligten zustimmen.

Schritt 2

Analysieren & Priorisieren

Reifegrad, Benchmark, Kritikalität

Nicht jede Schwachstelle ist gleich teuer. Wir bewerten systematisch, wo Ihre Prozesse stehen, wie kritisch sie für das Geschäft sind und welche Verbesserung sich zuerst rechnet, damit Budget dort landet, wo es Wirkung zeigt.

Was wir konkret tun

Reifegrad bewerten: strukturierte Einordnung entlang definierter Dimensionen, mit Benchmark-Vergleich.
Schwachstellen katalogisieren: je Befund: Ursache, Wirkung, betroffener Prozessschritt.
Kritikalität bestimmen: per Business Impact Analyse mit sechs Kriterien.
Potenziale quantifizieren: Quick Wins von strukturellen Maßnahmen trennen, in Euro bewertet

Ihr Nutzen

Eine klare Prioritätenliste statt einer endlosen Maßnahmensammlung.
Eine belastbare Entscheidungsvorlage für das Management: was, warum, mit welchem Potenzial.
Quick Wins finanzieren die Transformation: erste Ergebnisse, bevor das große Programm startet.

Methoden & Werkzeuge

Vier Analyseebenen: von deskriptiv bis präskriptiv

Prozessanalyse hat vier Reifestufen. Wir starten dort, wo Ihre Datenbasis es trägt:

Deskriptiv: „Was ist passiert?“ Objektives Abbild der realen Abläufe.
Diagnostisch: „Warum ist es passiert?“ Ursachen von Abweichungen, Engpässen und Ineffizienzen.
Prädiktiv: „Was wird passieren?“ ML-Modelle prognostizieren Verzögerungen und Engpässe.
Präskriptiv: „Was sollte getan werden?“ Automatisierte Handlungsempfehlungen und optimale Prozesspfade.

Erst die Kombination ergibt eine vollständige, zukunftsgerichtete Steuerungslogik, die Brücke zu unserer Leistung Data & AI

Business Impact Analyse: sechs Kriterien für Kritikalität

Welche Prozesse verdienen zuerst Aufmerksamkeit? Die Business Impact Analyse bewertet jeden Prozess entlang von sechs Kriterien:

Wertschöpfungsbeitrag: Trägt er direkt zu Produkt oder Leistung bei?
Kundenrelevanz: Wirkt er unmittelbar auf Zufriedenheit und Bindung?
Regulatorische Bedeutung: Hängt Compliance an ihm?
Finanzielle Auswirkungen: Was kosten Ausfall oder Fehler?
Abhängigkeiten & Komplexität: Wie stark ist er mit Systemen und Einheiten vernetzt?
Wiederanlaufzeit: Wie schnell ist er nach einem Ausfall wieder da?

Ergebnis: eine objektive Rangfolge, wohin Analyse-, Optimierungs- und Monitoring-Ressourcen zuerst fließen.

Reifegrad, Gap-Analyse & Quick-Win-Katalog

Unsere Phase-1-Analyse liefert vier Ergebnisse aus einem Guss: eine Reifegrad-Bewertung mit Benchmark, eine Gap-Analyse zwischen Ist und Soll, einen priorisierten Quick-Win-Katalog und die Quantifizierung der Potenziale in Euro.

So sah das zuletzt aus: Für einen Automotive-Logistiker haben wir den Reifegrad der Transportprozesse mit 3,3 von 5 bewertet, 27 Schwachstellen dokumentiert und 14 Quick Wins mit rund 37,5 T€ Einsparpotenzial pro Jahr quantifiziert. Die Umsetzungsphase wurde direkt im Anschluss beauftragt. Das vollständige Projekt finden Sie in unseren Referenzen.

Benchmarks als Referenzrahmen

Absolute Zahlen sagen wenig. Der Vergleich macht sie bewertbar. Logistikprozesse benchmarken wir gegen den ASCM-SCOR-Standard: Zuverlässigkeit, Reaktionsfähigkeit, Agilität, Kosten, Kapitalbindung. Ihre Zahlen gegen Branchenwerte, nicht gegen Bauchgefühl. Ergänzend Praxiswerte aus unserer Whitepaper-Reihe, an denen wir Befunde spiegeln:

Termintreue: Best-in-Class-Werte liegen über 98 %, real oft bei 85 bis 92 %.
Nacharbeit kostet das Drei- bis Fünffache des ursprünglichen Prozessaufwands.
Rund 80 % der gesamten Wartezeit konzentrieren sich auf 20 % der Schnittstellen.

Diese Werte sind Praxiswerte aus Analysen und Literatur, keine Versprechen. Aber sie zeigen, wo sich Hinschauen lohnt.

Schritt 3

Sollprozesse gestalten

Workshops, BPMN, Target Operating Model

Der beste Sollprozess entsteht nicht am Reißbrett, sondern mit den Menschen, die ihn später leben. Wir moderieren die Gestaltung, machen Zielkonflikte zwischen Bereichen sichtbar, halten das Ergebnis in BPMN verbindlich fest und definieren, wer künftig wofür verantwortlich ist.

Was wir konkret tun

Sollprozess-Workshops moderieren: alle beteiligten Bereiche an einem Tisch, Konflikte auf den Tisch.
Prozesse als Framework strukturieren: Phasen, Deliverables, Zuständigkeiten und klare Entscheidungspunkte.
In BPMN dokumentieren: eindeutig für den Fachbereich, anschlussfähig für IT und Automatisierung.
Target Operating Model entwickeln: Rollen, Gremien und Steuerungsrhythmus für den neuen Prozess.

Ihr Nutzen

Ein Prozess, den alle Bereiche mittragen, weil sie ihn mitgestaltet haben.
Klare Entscheidungspunkte statt endloser Abstimmungsschleifen, mit definierten Ziel-Durchlaufzeiten.
Verbindlichkeit: Jede Phase hat Deliverables, Verantwortliche und einen Termin.

Methoden & Werkzeuge

Sollprozess-Workshop: vom gelebten Chaos zum Standard-Framework

In kompakten Workshops (typisch: zwei Tage) überführen wir einen intransparenten Ist-Prozess in ein verbindliches Standard-Framework: Phasen mit Zielen, Entscheidungspunkte mit klaren Entscheidern, Deliverables je Phase mit Verantwortlichen, plus ein Way of Work mit iterativem Rhythmus und Retrospektiven.

So haben wir etwa für CargoBeamer den „Route Activation Process“ neu strukturiert: vorher hohe Komplexität und Durchlaufzeiten ohne gelebtes Framework, nachher ein E2E-Prozess mit definierten Phasen, Zuständigkeiten und Ziel-Durchlaufzeiten.

„Point of no Return“ definieren

Viele Prozesse leiden nicht an zu wenigen Meetings, sondern an fehlender Verbindlichkeit: Es ist nie klar, ab wann eine Entscheidung wirklich gilt. Deshalb definieren wir explizit die Punkte, ab denen es kein Zurück gibt, z. B. einen fachlichen „Commercial Go“ (interner Point of no Return) und einen rechtlichen Freigabepunkt (Approval to Sign).

Der Effekt: schnellere Entscheidungen davor, volle Verbindlichkeit danach und keine Endlosschleifen mehr dazwischen.

BPMN als gemeinsame Sprache

Business Process Model and Notation (BPMN) ist der Standard für Prozessdarstellung: Aktivitäten, Ereignisse, Verzweigungen und Verantwortlichkeiten in einer Notation, die der Fachbereich lesen und die IT direkt weiterverwenden kann.

Eindeutig statt interpretierbar: Diskussionen führen zum Modell, nicht an ihm vorbei.
Anschlussfähig: Workflow-Engines und Automatisierungswerkzeuge setzen direkt auf BPMN auf.

Sollprozesse testen wir im Modell, bevor sie live gehen: Durchlaufzeit und Kosten in der Simulation, nicht im laufenden Betrieb.

Target Operating Model

Ein Sollprozess ohne Betriebsmodell bleibt ein Diagramm. Das Target Operating Model beantwortet, wie der Prozess künftig betrieben wird:

Rollen: Process Owner mit KPI-Verantwortung, Data Owner für die Datenbasis.
Gremien & Eskalationswege: wer entscheidet was, in welchem Rhythmus.
Schnittstellen: Übergaben zwischen Bereichen und Systemen, explizit geregelt.

Schritt 4

Optimieren & Automatisieren

ESOAR, RPA- & KI-Potenziale

Wer einen schlechten Prozess automatisiert, beschleunigt das Chaos. Deshalb optimieren wir in fester Reihenfolge: erst eliminieren und standardisieren, dann optimieren, und erst dann automatisieren und robotisieren. Jede Investition an der Stelle, an der sie trägt.

Was wir konkret tun

Maßnahmen nach ESOAR strukturieren: jede Verbesserung an der richtigen Stelle der Kette.
Automatisierungskandidaten bewerten: hohes Volumen, hohe Standardisierung, geringer Ausnahmeanteil.
RPA- und KI-Potenziale konkretisieren: von Workflow-Automatisierung bis zu prädiktiven Modellen.
Pilotieren statt Big Bang: im begrenzten Umfeld beweisen, dann kontrolliert skalieren.

Ihr Nutzen

Kein Automatisierungs-Aktionismus: Investiert wird, wo der Prozess es trägt.
Praxiswerte aus Process-Mining-Projekten: bis zu 30 % kürzere Durchlaufzeiten, bis zu 20 % geringere Prozesskosten.
Nahtloser Übergang zu Data & AI: Automatisierung auf sauberen Prozessen und sauberen Daten.

Methoden & Werkzeuge

ESOAR im Detail

Fünf Stufen, feste Reihenfolge:

Eliminierung: Schritte ohne Mehrwert entfernen, z. B. Doppeleingaben in TMS und ERP per API-Integration abschaffen.
Standardisierung: Varianten auf den optimalen Pfad zurückführen; Conformance Checking misst den Fortschritt objektiv.
Optimierung: Reihenfolgen anpassen, Wartezeiten reduzieren, vorhandene Systemfunktionen nutzen.
Automatisierung: geeignete Schritte per Workflow oder Regelwerk automatisieren.
Robotisierung: RPA und KI-gestützte Agenten für Prozesse mit hohem Volumen und geringem Ausnahmeanteil.

ESOAR verhindert den häufigsten Fehler der Digitalisierung: ineffiziente Prozesse zu automatisieren, statt sie zuerst zu bereinigen.

RPA- & KI-Potenziale bewerten

Automatisierung heißt heute nicht mehr nur RPA. Wir orchestrieren Workflows, Bots und KI-Agenten zu einem Ablauf, auf bereinigten Prozessen. Denn ein KI-Agent auf einem chaotischen Prozess trifft schnellere falsche Entscheidungen.

Nicht jeder Prozessschritt taugt zur Automatisierung. Wir bewerten Kandidaten systematisch nach wirtschaftlicher Attraktivität, praktischer Umsetzbarkeit und strategischer Bedeutung und priorisieren das, was schnell und nachweisbar wirkt.

Über die Regelautomatisierung hinaus erschließen prädiktive Modelle neue Hebel: Delay-Prediction-Modelle etwa erkennen aus historischen Prozessmustern früh, welche Vorgänge ihren Termin reißen werden. In der Praxis lassen sich unvorhergesehene Spätlieferungen so um 30 bis 50 % reduzieren (Praxiswert).

Pilot statt Big Bang

Wir starten mit einem Prozess, der drei Dinge mitbringt: hohes Volumen, klare Abgrenzbarkeit, bekannte Schmerzpunkte. Dort beweisen wir den Nutzen, mit Fokus auf Quick Wins in den ersten 90 Tagen.

Risiken bleiben kontrollierbar, Erfolge werden früh sichtbar.
Feedback fließt vor dem Rollout ein, nicht danach.
Skaliert wird, was sich bewiesen hat: Prozess für Prozess, priorisiert nach Potenzial.

Schritt 5

Verankern & Steuern

KPIs, Monitoring, kontinuierliche Verbesserung

Die meisten Optimierungen scheitern nicht an der Analyse, sondern an der Verankerung. Wir sorgen dafür, dass der verbesserte Prozess gemessen, überwacht und weiterentwickelt wird, mit klaren Verantwortlichkeiten statt gutem Willen.

Was wir konkret tun

Prozess-KPIs definieren: strategisch relevant, operativ messbar, Früh- und Spätindikatoren kombiniert.
Monitoring aufbauen: Dashboards, Schwellenwerte und Alerts für die kritischen Prozesse.
Verantwortlichkeiten verankern: Process Owner mit Rechenschaft für die definierten KPIs.
Verbesserungsrhythmus etablieren: feste Reviews statt Einmalprojekt.

Ihr Nutzen

Verbesserung ist belegbar: Vorher-Nachher in Zahlen, jederzeit abrufbar.
Abweichungen fallen auf, wenn sie entstehen, nicht erst im Quartalsbericht.
Der Prozess bleibt gut: Kontinuierliche Verbesserung ist organisiert, nicht dem Zufall überlassen.

Methoden & Werkzeuge

KPI-Ebenen: Prozess, Bereich, Unternehmen

Einzelne Kennzahlen sagen wenig. Erst die Kaskade macht sie steuerbar. Wir verknüpfen KPIs über drei Ebenen:

Unternehmen: kundenwirksame Kennzahlen wie Termintreue oder Kundenzufriedenheit.
Bereich: operative KPIs, die sie erklären (Durchlaufzeiten, Fehlerquoten, Eskalationshäufigkeit).
Prozess: Bearbeitungs- und Wartezeiten einzelner Schritte, transparent durch Process Mining.

So lässt sich jede Abweichung auf der Unternehmensebene bis zur verursachenden Aktivität zurückverfolgen und gezielt beheben.

Monitoring kritischer Geschäftsprozesse

Prozess-Monitoring ist Daueraufgabe, kein Quartalsbericht: Abweichungen vom Sollprozess erkennen, wenn sie entstehen: Conformance im Betrieb statt Audit im Nachhinein.

Für die per Business Impact Analyse priorisierten Prozesse etablieren wir ein Monitoring, das nicht nur berichtet, sondern reagiert:

Regelbasierte Alerts bei Schwellenwertüberschreitungen, mit definierten Eskalationspfaden.
KI-gestützte Anomalieerkennung für Muster, die kein Schwellenwert fängt.
Integration in die Systemlandschaft (ERP, MES, CRM) statt Insellösung.

Governance gehört dazu: klare Verantwortlichkeiten, DSGVO-konforme Datennutzung und die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats.

Kontinuierliche Verbesserung mit Rhythmus

Prozessoptimierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern ein Steuerungsinstrument. Ein bewährter Takt:

Monatlich: Prozess-Reviews auf Teamebene. Was zeigen die KPIs, was ändern wir?
Quartalsweise: Steuerungsrunden mit den Process Ownern (Maßnahmen, Fortschritt, Hindernisse).
Jährlich: strategische Neubewertung der Prozess-Prioritäten.

So bleibt der Prozess dauerhaft im Blick, und die nächste Verbesserung ist nie weit weg.

Angebot: Prozess-Reifegrad & SCOR-Benchmark

In sechs Wochen von der Vermutung zur Faktenbasis: Reifegrad-Bewertung Ihrer Kernprozesse, Schwachstellen-Katalog, Benchmark gegen ASCM-SCOR-Branchenwerte und eine priorisierte Roadmap mit quantifizierten Potenzialen. Genau so haben wir es bei einem Automotive-Logistiker gemacht. Phase 2 wurde direkt im Anschluss beauftragt.

Projekt Besprechen

Vertiefung: Process Mining in der Logistik

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Vertiefung: Prozessoptimierung durch KI

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Vertiefung: Monitoring kritischer Geschäftsprozesse

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Bartosch Kraszewski

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