AVACOMM Systems GmbH: CRM-Tool-Analyse & Entscheidungsvorlage
Digital Excellence
Projektmanagement
Projekte scheitern selten an der Technik, sondern an fehlender Steuerung und Transparenz. Wir führen Projekte auch unter Druck ans Ziel: mit einem PMO, das wie ein Datenprodukt arbeitet: Der Status kommt live aus Ihren Systemen, nicht aus Folien.
Worum es geht
Unser Ansatz im Projektmanagement
Das Problem, das wir lösen
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Niemand weiß verlässlich, wo das Projekt steht: Status entsteht per Zuruf und handgepflegter Folien, nicht aus belastbaren Zahlen.
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Termin- und Budgetabweichungen fallen erst auf, wenn sie kaum noch aufzuholen sind, und erreichen die Entscheider zu spät.
- Die Projektleitung bleibt am Fachbereich hängen: Schlüsselpersonen steuern „nebenbei“. Linie und Projekt leiden beide.
Was Sie davon haben
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Volle Transparenz: Status, Risiken und Fortschritt jederzeit belegbar, nicht gefühlt.
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Frühzeitige Abweichungserkennung: Trends werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
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Reporting ohne Fleißarbeit: Berichte entstehen automatisiert aus Ihren Projektwerkzeugen statt in Handarbeit. Ihr Lenkungskreis sieht jederzeit denselben Stand wie das Projektteam.
- Sichere Lieferfähigkeit: Termine, Budget und Qualität bleiben steuerbar bis zum Abschluss.
- Entlastung des Fachbereichs: Ihre Schlüsselpersonen arbeiten im Projekt mit, statt es zu verwalten.
Bewiesen statt versprochen
Telefónica Germany: Konzern-PMO vom manuellen Folien-Reporting auf ein Live-Dashboard umgestellt: Projektstatus, Abweichungen und Demand-Prozess laufen heute automatisiert über Jira und Power BI.
Zur Referenz
Wer haftet
Unser Vorgehen
In fünf Schritten vom Projektauftrag zum gesicherten Ergebnis
Kein Bericht um des Berichtes willen, sondern ein durchgängiges Steuerungssystem: klarer Auftrag, belastbare Governance, ehrlicher Status, kontrollierte Änderungen und ein Abschluss, der den Nutzen sichert. Klassisch, agil oder hybrid, je nach Projekt.
Wählen Sie einen Schritt: Sie sehen jeweils Vorgehen, Nutzen und die Methoden dahinter.
Schritt 1
Projekt-Setup & Charter
Initiierung
Bevor das Projekt Fahrt aufnimmt, wird der Auftrag verbindlich: Was soll erreicht werden, wer entscheidet, wer berichtet wem in welchem Takt? Projekte, die diesen Schritt überspringen, holen ihn später nach: als Eskalation.
Was wir konkret tun
- Projektauftrag schriftlich fixieren:Ziele, Scope, Budgetrahmen, Rollen in Charter/PID, vom Lenkungskreis freigegeben.
- Stakeholder erfassen:Wer beeinflusst das Projekt, wer wird informiert, in welcher Taktung.
- Projekt richtig dimensionieren:Größenklasse bestimmen und den Steuerungsapparat daran ausrichten.
- Kick-off mit allen Beteiligten:gemeinsames Zielbild statt fünf verschiedener Erwartungen.
- Register aufsetzen:Risiken, Issues, Entscheidungen und Änderungen werden von Tag eins an geführt.
Ihr Nutzen
Ihr Nutzen
- Ein Auftrag, auf den sich alle berufen können, kein „das war doch anders gemeint“ in Monat sechs.
- Klare Verantwortlichkeiten, bevor die erste Konfliktsituation entsteht.
- Der Steuerungsaufwand passt zum Projekt, kein überdimensionierter Apparat für kleine Vorhaben.
Methoden & Werkzeuge
01
PMO Charter & Projektauftrag (PID)
Das Gründungsdokument des Projekts: Auftrag, Ziele, Scope und Abgrenzung, Budgetrahmen, Meilensteine, Rollen und Berichtswege. Das alles auf wenigen Seiten, vom Lenkungskreis freigegeben. Die Charter ist die Referenz, an der später jede Änderung und jede Eskalation gemessen wird.
02
Stakeholder und Kommunikationsplan
Wer hat Einfluss, wer hat Interesse, wer muss wann was wissen? Das Register hält alle Beteiligten mit Rolle und Erwartung fest; der Kommunikationsplan legt Formate und Taktung fest:
Weekly im Team, Monatsbericht an Sponsor, Lenkungskreis im Quartal
Kommunikation passiert damit nach Plan, nicht nach Gefühl oder Eskalationslage.
03
Größenklassen & Berichtskadenz
Nicht jedes Projekt braucht denselben Apparat. Wir stufen Projekte nach Aufwand ein: von S (bis 15 Personentage, monatlicher Bericht) über M und L (14-tägig) bis XL (wöchentlich). Besonders kritische Vorhaben erhalten zusätzlich einen festen Platz im Steering Committee. So ist die Steuerung der Projektgröße angemessen: streng genug, aber nie Selbstzweck.
04
Kickoff-Format
Der Kick-off bringt Auftraggeber, Team und Schlüssel-Stakeholder an einen Tisch: Zielbild, Vorgehen, Meilensteine, Spielregeln der Zusammenarbeit. Ergebnis ist ein gemeinsames Verständnis, das dokumentiert wird: die Basis, auf die sich später alle beziehen.
Schritt 2
Governance & Planung
Struktur & Terminplan
Governance heißt: Es ist vor der Krise geklärt, wer was entscheidet und wann eskaliert wird. Dazu kommt ein Terminplan, der Belastung aushält: mit Phasen, Gates und Puffern, die bewusst gesetzt sind statt zufällig entstehen.
Was wir konkret tun
- Phasenmodell mit Gates aufsetzen: Das Projekt läuft in definierten Stufen, an jedem Gate wird bewusst entschieden.
- Rollen und Gremien festlegen: RACI-Matrix, Lenkungskreis-Besetzung, Eskalationspfad mit klaren Fristen.
- Termin- und Ressourcenplan erstellen: kapazitätsgetrieben geplant, stufenweise verbindlich gehärtet.
- Budget- und Ressourcenplanung verankern: Aufwände, Verantwortlichkeiten und Forecast-Logik von Beginn an.
Ihr Nutzen
- Entscheidungen fallen dort, wo sie hingehören: schnell und nachvollziehbar dokumentiert.
- Kein Weiterlaufen per Gewohnheit: An jedem Gate wird der weitere Einsatz bewusst freigegeben.
- Ein Terminplan, dem man trauen kann, weil Puffer und Verbindlichkeit explizit gemacht sind.
Methoden & Werkzeuge
01
Stage-Gate-Modell: Gates 1 bis 4
Das Projekt durchläuft definierte Phasen, von der Initialisierung über Umsetzung und Test bis Rollout/Go-Live. An vier Gates (Übergabe, Freigabe, Go-Live-Readiness, Abschluss) wird gegen eine Checkliste geprüft und formal entschieden: Pass, Pass mit Auflagen oder Hold. Kein Projekt rutscht unbemerkt in die nächste Phase.
02
RACI, Gremienmodell & Eskalationspfad
Die RACI-Matrix klärt pro Arbeitspaket, wer verantwortlich, durchführend, konsultiert und informiert ist. Das Gremienmodell definiert Lenkungskreis, Steering und Team-Ebene mit Mandat und Takt. Der Eskalationspfad ist ein geordneter Weg mit Stufen und Fristen: von der Projektleitung über die PMO-Leitung bis zur Geschäftsführung. Eskalation ist damit ein Werkzeug, kein Alarmsignal.
03
Rollierende Planungshärtung (60/80/90 %)
Termine werden nicht einmal geplant und dann verteidigt, sondern stufenweise gehärtet: Je näher ein Meilenstein rückt, desto verbindlicher wird er, von 60 über 80 auf 90 % Härtungsgrad. Gestartet wird kapazitätsgetrieben, geliefert im Takt, den Ihre Organisation aufnehmen kann. Die Regel dahinter: Der Puffer trägt zuerst, der Go-Live-Termin steht.
04
SteerCo- / Lenkungskreis-Format
Der Lenkungskreis ist das Entscheidungsgremium und funktioniert nur mit Disziplin: feste Agenda, entscheidungsreife Vorlagen, dokumentierte Beschlüsse mit ID im Entscheidungs-Log. Wir bereiten jede Sitzung so vor, dass das Management in kurzer Zeit fundiert entscheiden kann, statt Status vorgelesen zu bekommen.
Schritt 3
Steuerung & Reporting
Laufender Betrieb
Hier entscheidet sich der Projekterfolg: im wöchentlichen Takt aus Status, Abweichung und Gegenmaßnahme. Unser Reporting ist ehrlich: Es zeigt Probleme, solange sie noch klein sind. Und es hat für jede Ebene die richtige Flughöhe: vom Team-Weekly bis zum One-Pager für den Vorstand.
Was wir konkret tun
- Status systematisch erheben:nach fester Systematik über alle Steuerungsdimensionen, nicht nach Bauchgefühl.
- Trends sichtbar machen:Meilensteine und Aufwände über die Zeit verfolgen, nicht nur den Ist-Stand.
- Empfängergerecht berichten:Jede Ebene bekommt ihren Bericht, im vereinbarten Takt.
- Reporting automatisieren, wo es trägt:Live-Dashboards aus den Projektwerkzeugen statt handgepflegter Folien.
- Qualität & Meilensteine sichern:Abnahmen und Meilensteinerreichung werden aktiv gemanagt, nicht abgewartet.
Ihr Nutzen
- Sie sehen den echten Stand, auch den unbequemen, Wochen früher als üblich.
- Führungskräfte lesen in fünf Minuten, was sie entscheiden müssen; das Team wird nicht mit Berichtsarbeit lahmgelegt.
- Statusaufbereitung kostet Minuten statt Tage. Die Energie fließt in Steuerung, nicht in Folienpflege.
Methoden & Werkzeuge
01
RAG-Ampel über 6 Dimensionen
Statusbewertung nach fester Systematik über sechs Dimensionen: Zeitplan, Ressourcen, Qualität, Umfang, Budget, Risiko. Der Gesamtstatus ist immer die schlechteste Einzelbewertung: kein Schönrechnen im Durchschnitt. Und Rot hat Konsequenzen: Das Thema kommt automatisch auf die Lenkungskreis-Agenda, mit mindestens zwei Lösungsoptionen, einer Empfehlung und einem Entscheidungstermin.
02
Meilensteintrendanalyse (MTA)
Die MTA trägt zu jedem Berichtsstichtag den erwarteten Termin jedes Meilensteins ab. Wandert ein Termin von Stichtag zu Stichtag nach hinten, wird der Verzug als Trend sichtbar, bevor er eintritt. Das ist das Frühwarnsystem der Terminsteuerung und Standardgrafik in unseren Steering-Berichten.
03
Berichtspyramide: 18 standardisierte Berichtstypen
Unser Berichtswesen ist ein durchgängiger Satz aufeinander aufbauender Berichte. Jede Ebene bekommt ihre Flughöhe:
- Team/PMO:Weekly-Status, Issue-Log, Maßnahmen-/Aktionsplan
- Sponsor/Controlling:Executive Fact Sheet (One-Pager), Budget- & Forecast-Report
- Gremien:Steering-Committee-Bericht, Lenkungskreis-Statusbericht, Entscheidungs-Log
- Governance:Charter/PID, Terminplan/MTA, Risikoregister, RACI, Abschlussbericht
Kundengerichtete und interne Berichtslinien bleiben dabei strikt getrennt: Jeder Empfänger sieht genau das, was für ihn bestimmt ist.
04
Live-Reporting statt Folien-Pflege
Wo es die Systemlandschaft erlaubt, automatisieren wir das Statusreporting: Live-Dashboards statt Folien, eine Quelle der Wahrheit für Team, Projektleitung und Lenkungskreis. Daten kommen direkt aus den Projektwerkzeugen (z. B. Jira, MS Planner), der Bericht entsteht automatisiert in Power BI, inklusive Risiken und Issues. Vorher: Status manuell in PowerPoint zusammengetragen. Nachher: ein Live-Report, der immer aktuell ist. Bei Telefónica haben wir so ein Konzern-PMO vom manuellen Folien-Reporting auf ein Live-Dashboard umgestellt.
Der nächste Schritt ist bereits Praxis: KI aggregiert Status und prognostiziert Risiken aus den laufenden Projektdaten. Ihre Projektleitung führt, statt zu formatieren.
05
Multi-Projekt- & Portfolio-Sicht
Laufen mehrere Projekte parallel, steuern wir auf Portfolio-Ebene: ein Portfolio-Tool als Single Source of Truth. Parallellisten sind tabu. Dazu ein geordneter Demand-Prozess mit Genehmigungs-Workflow (z. B. auf Jira), damit neue Vorhaben priorisiert starten statt einfach dazuzukommen. Ergebnis: eine konsolidierte Sicht über alle Projekte, Ressourcenkonflikte werden sichtbar, bevor sie Lieferungen kosten.
Schritt 4
Risiken, Änderungen & Budget
Abweichungssteuerung
Jedes Projekt weicht vom Plan ab. Die Frage ist nur, ob kontrolliert oder unkontrolliert. Wir führen Risiken, Änderungen und Budget in sauberen Registern mit klaren Prozessen. Und wir prognostizieren Abweichungen, statt sie zu protokollieren: Meilensteintrend und Earned Value zeigen den voraussichtlichen Landepunkt bei Termin und Budget. Entscheidungen fallen, solange sie noch günstig sind.
Was wir konkret tun
- Risiken aktiv bewirtschaften: identifizieren, bewerten, Gegenmaßnahmen definieren und nachhalten.
- Änderungen kontrolliert entscheiden: Jeder Change Request durchläuft Bewertung, Priorisierung und formale Freigabe.
- Budget und Forecast im Griff halten: Plan, Ist und Prognose monatlich gegenübergestellt, Abweichungen erklärt.
- Eingetretene Probleme abarbeiten: Issues mit Verantwortlichem und Termin, wöchentlich nachgehalten
Ihr Nutzen
- Keine Überraschungen im Lenkungskreis: Risiken und Mehrkosten stehen auf dem Tisch, solange man noch handeln kann.
- Scope-Änderungen bleiben steuerbar: bewertet und entschieden statt eingesickert.
- Budgetgespräche auf Faktenbasis, inklusive belastbarer Prognose bis zum Projektende.
Methoden & Werkzeuge
01
Risikoregister: Likelihood × Consequence
Jedes Risiko wird nach Eintrittswahrscheinlichkeit (fünf Klassen mit definierten Prozentbereichen) und Auswirkung bewertet, vor und nach Mitigation. Daraus ergibt sich die Einstufung Low/Medium/High plus ein definierter Reaktionstyp (vermeiden, mindern, übertragen, akzeptieren). High-Risiken sind automatisch eskalationspflichtig. So bleibt das Register ein Steuerungsinstrument, keine Friedhofsliste.
02
Change-Request-Prozess
Änderungswünsche sind normal. Unkontrolliert sind sie der häufigste Grund für gesprengte Budgets. Jeder Change Request erhält eine ID, wird nach Aufwand und Auswirkung bewertet und formal entschieden; der CR-Statusbericht zeigt im Wochenvergleich, was neu, in Prüfung oder freigegeben ist. Beschlüsse landen im Entscheidungs-Log, nachvollziehbar auch Monate später.
03
Budget- & Forecast-Report mit Earned-Value-Logik
Monatlich stellen wir Plan, Ist und Forecast gegenüber, mit Earned-Value-Logik (EVM): Nicht nur „was wurde ausgegeben“, sondern „welcher Fertigstellungswert steht dem gegenüber“. So wird sichtbar, ob das Projekt für das verbrauchte Budget auch den geplanten Fortschritt geliefert hat und wohin die Kurve bis Projektende läuft.
04
Issue-Log & Maßnahmenplan
Eingetretene Probleme werden vom Risiko getrennt geführt: im Issue-Log mit Status OpenIn ProgressResolved und im Maßnahmenplan mit Verantwortlichem und Termin je Aktionspunkt, wöchentlich nachgehalten. Nichts versandet, weil es „gerade niemand auf dem Zettel hatte“.
05
Deviation Tracking: Muster statt Einzelfälle
Ergänzend zum Monatsblick vergleichen wir quartalsweise Plan und Ist über Budget und Termine hinweg. Der Mehrwert: Abweichungsmuster werden erkennbar (etwa systematisch zu optimistische Planungen einzelner Bereiche) und lassen sich an der Wurzel beheben, statt jede Abweichung einzeln zu heilen.
Schritt 5
Abschluss & Nutzensicherung
Closure & Stabilisierung
Ein Projekt ist nicht mit dem Go-Live fertig, sondern wenn das Ergebnis stabil läuft und die Organisation es ohne Projektteam trägt. Wir schließen formal ab, stabilisieren den Betrieb und sorgen dafür, dass das Gelernte nicht verloren geht.
Was wir konkret tun
- Formal abschließen:Abschluss-Gate mit Checkliste, offene Punkte mit Verantwortlichem in die Linie übergeben.
- Nach Go-Live stabilisieren:die kritische Anfangsphase mit erhöhter Aufmerksamkeit und klarem Endpunkt begleiten.
- Lessons Learned erheben:strukturiert, dokumentiert, in den Standard zurückgespielt.
- Ihre Organisation befähigen:Strukturen und Wissen so übergeben, dass es ohne uns weiterläuft
Ihr Nutzen
- Kein stilles Auslaufen: Das Projekt endet mit Abnahme, Übergabe und Entlastung, schwarz auf weiß.
- Die kritische Phase nach Go-Live ist abgesichert, statt dem Tagesgeschäft überlassen zu werden.
- Ihre Organisation kann das nächste Projekt besser, weil Strukturen und Erfahrung bei Ihnen bleiben.
Methoden & Werkzeuge
01
Abschluss-Gate & Phasenabschluss
Der Abschluss ist ein eigenes Gate mit Checkliste: Lieferobjekte abgenommen, offene Punkte mit Verantwortlichem übergeben, Restrisiken dokumentiert, Team formal entlastet. Das gilt auch je Phase: Jeder Phasenabschluss wird sauber dokumentiert, bevor die nächste beginnt.
01
Hypercare & Stabilisierungsphase
Die Wochen nach dem Go-Live entscheiden über die Akzeptanz der Lösung. Deshalb ist die Stabilisierungsphase bei uns ein definierter Prozessbaustein, mit verdichtetem Team-Takt, klaren Zuständigkeiten für Störungen und einem definierten Endpunkt. Keine Ad-hoc-Übergabe an einen überraschten Betrieb.
01
Lessons Learned
Was lief gut, was würde man anders machen? Strukturiert erhoben mit den Beteiligten, dokumentiert im Abschlussbericht und zurückgespielt in Standards und Vorlagen. So zahlt jedes Projekt auf das nächste ein, statt dass dieselben Fehler wiederholt werden.
01
Nutzen nachhalten (Benefits-Tracking)
Der Projektabschluss ist nicht das Ziel, der realisierte Nutzen ist es. Wir definieren wenige, klare Nutzen-KPIs mit Verantwortlichen und prüfen nach drei und sechs Monaten: Ist der versprochene Effekt eingetreten? Falls nicht, wird nachgesteuert, nicht abgeheftet.
01
PMO-Reifegrade: vom Projekt zur dauerhaften Fähigkeit
Wenn Projektmanagement bei Ihnen dauerhaft besser werden soll, bauen wir es als Fähigkeit auf: Wir bewerten die PMO-Funktionen (von Demand Management bis Budget-Reporting) mit einem Reifegrad und entwickeln sie in Stufen weiter (Foundation → Scale → Optimize), mit Stop/Go-Entscheidung nach jeder Stufe. Das erklärte Ziel: ein PMO, das ohne uns läuft. Wir ziehen uns kontrolliert zurück, statt eine Dauerabhängigkeit zu schaffen.
Bereit für ein erstes Gespräch?
Bartosch Kraszewski
Director Digital Excellence
PMO als Handwerk: Standardisiert, nicht improvisiert.
Warum STI: Unser Handwerk
18 standardisierte Berichtstypen, von Charter/PID bis Lessons Learned
Stage-Gate-Governance mit 4 Gates
RAG-Status über 6 Dimensionen
Meilensteintrendanalyse
Risikoregister & Earned-Value-Logik
Reporting-Automatisierung: Live-Dashboards statt Folien (Referenz Telefónica)
Methodik anschlussfähig an PMBOK 8 und PRINCE2 7, hybrid nach Projektlage
IPMA- und Scrum/SAFe-zertifizierte Berater
Angebotsformen
So arbeiten wir mit Ihnen
PMO aufbauen & betreiben
Governance, Berichtswesen und Steuerung als Service: vom Setup bis zum Regelbetrieb.
Projektleitung übernehmen
Erfahrene Projektleiter führen Ihr Vorhaben: mit Verantwortung, nicht nur Methodik.
Ihre Methodik befähigen
Wir heben Ihren PM-Standard: Templates, Gates, Berichtslogik. Und wir trainieren Ihre Teams.
Vertiefen, Beweisen, verbinden
Weiterführend
Wer tiefer einsteigen will: Hintergründe aus unserer Projektpraxis, belegte Referenzen und die Leistungen, die direkt an das Projektmanagement angrenzen.
Vertiefen: STI Insights
Insight
Projektmanagement bei STI
Warum hier niemand ins kalte Wasser springt und unsere Kunden davon profitieren.
Bewiesen: STI REferenzen
Referenz
J.S Logistics Group: TMS-Einführung – Stabilisierung in der Post-Go-Live-Phase
Projektmanagement auf Kundenseite, Stabilisierung Post-Go-Live.
Referenz
Telefónica: PMO Business Resilience
Konzern PMO: vom manuellen Folienreporting zum Live-Dashboard.
Angrenzend: STI Leistungen
Leistung
Business Analyse
Saubere Anforderungen als Fundament, bevor gesteuert wird.
Leistung
Change Management
Damit Veränderung im Team ankommt, nicht nur im Plan.
Sprechen wir über Ihr Projekt.
Ob Neustart, laufendes Vorhaben oder Projekt in Schieflage: Wir sagen Ihnen konkret, wie wir Struktur und Transparenz herstellen und was das für Ihre Termine bedeutet.
